EDISI BARU: 2017
SELAMAT DATANG PADA
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN OBAT
( S I P O )
Edisi SIPO17 Kompatibel dengan Microsoft Office 2016
pos
Telah kita ketahui bersama Pengelolaan Obat Tidak hanya dilakukan
selama kurun waktu satu tahun, melainkan secara berkelanjutan.
Pada awalnya pengelolaan itu dimulai dari tahun pertama, kemudian
dievaluasi, dengan segala tolok ukur seperti :
1. Tingkat kecukupan obat selama setahun
2. Obat obat yang kosong
3. Obat baru
4. Obat obat yang tidak terpakai
5. Adanya penyimpangan pengelolaan
6. Kesalahan mengelola
7. Kelebihan Obat
8. Kehilangan Obat
9. Obat rusak
10. Predeksi pengadaan obat obatan untuk tahun yang akan datang
11. Kesalahan Software yang digunakan
12. Kebijakan atau peraturan yang menghambat / membantu pengelolaan
Dari 12 tolok ukur tersebut dibuat Tabel Indikator Pengeloaan Obat
dan bila diperlukan diberi peringkat 0 s/d 100 dengan kesimpulan hasil
Pengelolaan Obat Tahun XXXX.
Untuk memenuhi kebutuhan yang berkaitan tersebut diatas diperlukan Aplikasi komputer. Aplikasi
ini dibuat untuk membantu pengelolaan obat obatan di Gudang Farmasi atau Gudang
Obat Pemerintah Daerah yang mempunyai
sumber anggaran yang sudah ditetapkan setahun sebelumnya yaitu APBN, APBD-1, BPJS, APBD-2 dan Sumber resmi
LAINNYA ( 5 Sumber Anggaran) dengan Pengguna / pemakai obat obatan yaitu Unit
pelaksana teknis ( UPT ) yang sudah ditetapkan yaitu Puskesmas, Rumah Sakit
Daerah, PoliKlinik Daerah atau lainnya milik daerah bersangkutan serta data
obat tertentu saja yaitu obat obat generik,
peralatan medis tertentu, perlengkapan penunjang dasar.
Sebagai
persyaratan utama para operator harus mengetahui tatacara mengisi data di MS
EXCEL yaitu harus mengerti data bersifat LABEL (data dimulai dengan spasi, ‘ , “, A s/d Z
) dan data yang bersifat NUMERIK ( 0, 1 s/d 9 )
Seperti
contoh dibawah ini :
PENGISIAN
DATA
|
DATA
|
Hasil sbb.
|
Ket
|
|
LABEL
|
Surabaya
|
001
|
Surabaya 001
|
Benar
|
NUMERIK
|
200
|
20
|
10
|
Benar
|
CAMPUR
|
200
|
Surabaya
|
#VALUE!
|
Salah
|
CAMPUR
|
Surabaya
|
200
|
#VALUE!
|
Salah
|
NUMERIK
|
0
|
0
|
#DIV/0!
|
Salah
|
NUMERIK
|
0
|
200
|
#DIV/0!
|
Salah
|
NUMERIK
|
label
|
1
|
#VALUE!
|
Salah
|
Pada keterangan kolom seperti #VALUE!, #DIV/0!, #REF! Sudah dapat dipastikan cara mengisiannya salah/false/palsu. Oleh karenanya perlu diperiksa ulang cara pengisian data atau RUMUS / FORMULA operasionalnya salah.
Sebagai
konsekwensinya perlu diperbaiki.
Untuk Operasinal :
Diperlukan
komputer dengan spesifikasi RAM 2 GB, Hardisk (80 GB) C:\ dengan sisa kapasitas
lebih kurang 20 GB Hardisk (40 GB) D:\ dengan sisa kapasitas 20 GB.
File
yang digunakan ada di Lokasi Hardisk D:\SIPO17
Untuk Mendapatkan filesnya silahkan Download
di:
Untuk Unit sebanyak 20 Unit
1.Link SIPO17.rar di 4Shared.com Klik disini
Alternatif:
2.Link SIPO17.rar di Dropbox.com Klik disini
3.Petunjuk dalam bentuk pdf Klik disini
MEMULAI PEKERJAAN
PENGELOLAAN DATA :
Bula File 1Pengelolaan.xlsx maka akan nampak seperti
gambar berikut :
Dimulai mengisi tahun awal
kegiatan, misal 2015, maka yang lain akan mengikutinya, seperti 2016, 2017,
2018 dan 2019 semuanya untuk 5 Tahun kegiatan.
Untuk Tahun Pertama setelah anda klik disini, maka akan terpanggil file ISI DATA T1.xlsm
demikian juga dengan Tahun Kedua,
Ketiga, Keempat dan Kelima, Masing masing Keluar ISI DATA T2.xlsm s/d ISI DATA
T5.xlsm
Sebagai contoh
Pengelolaan Tahun I
Yang
terdiri dari 9 Lembar Kerja (Sheet)
Yaitu :
1.Start 2.
Editing 3.
Isi Data 4.Penerimaan 5.
Update 6.Stok
Obat 7.Laporan
8.Pengeluaran 9.
Rencana
Penjelasan Lembar Kerja:
I. Lembar kerja I START
Merupakan penjelasan umum dari seluruh
kegiatan.
II. Lembar kerja EDITING
1.
NAMA UPT : (Klik di No.1)
Dilakukan
Perbaikan dan perubahan Nama Nama UPT, Alamat dan
Telepon
1.
NAMA OBAT (Klik di No.2)
Dilakukan
kegiatan perubahan NAMA OBAT, SATUAN, KEMASAN
3. DAFTAR HARGA (Klik di No.3)
Diisi
data Harga Satuan dan Harga Kemasan (Kolom 7 dan 8)
III.
LEMBAR KERJA ISI
DATA :
Lembar
Kerja ini berfungsi memanggil file file Laporan Pemakaian dan Lembar Pemberian
Obat (LPLPO) dari Unit Unit Pelayanan dan mempunyai banyak Lembar Kerja data LPLPO bulan Januari sampai dengan Desember. Untuk
memanggil file yang diinginkan Klik di Nomor 1 s/d 20
Sebagai contoh di klik
pada No.1
Merupakan LPLPO AsamRowo.
Pada LPLPO ( UPT ...XLSX ) merupakan kegiatan yang harus diisi dari
bulan JANUARI S/D DESEMBER untuk tahun kegiatan yang bersangkutan.
Khusus untuk No. Urut
UPT (Tidak perlu diisi = sudah terisi ) cukup diiisi satu kali contoh :
No. = 1 maka file yang harus disimpan harus bernama UPT 01 T1.xlsx.
No. = 15,
maka file yang disimpan harus bernama UPT 15 T1.xlsx
demikian seterusnya sampai No. 20 ( Pada
prakteknya disini sudah diisikan nomor urut upt, maka tidak perlu melakukan
perubahan ).
Untuk Sheet / lember kerja Jan diisi data Stok awal 1 Jan
(Kol.4) merupakan sisa stok bulan sebelumnya dan untuk Penerimaan
( Kol. 5) diisi datanya dari LPLPO Desember tahun lalu sesuai sumbernya
( 5 sumber).
Kolom Kolom yang di isi
adalah jumlah Resep yang BAYAR, GRATIS DAN BPJS
yang bertujuan untuk mengetahui berapakah Tingkat Penggunaan Obat Obatan
(Rasio Obat ) per 100 lembar Resep.
Pada Kolom
11 s/d 16 diisi sebagai bukti
Pengeluaran Obat Obatan Oleh Gudang Farmasi sesuai sumber anggaran dan juga sebagai penerimaan obat oleh unit unit pelayanan.
Nomor,
tanggal Dokumnen Cell Q8 dan Q9 Sebagai bukti penyerahan obat obatan (Selain surat
pengantar tanda terima).
Pada Baris Permintaan Bulan / Periode diisi bila Laporan = Januari maka diisi Permintaan Bulan / Periode = Pebruari.
Untuk Sheet / lembar kerja Rek-APBN, Rek-APBD-1, Rek-BPJS, Rek-Lain, Rek-Terima, Rencana
YAD, Rek-RESEP data terisi secara otomatis.
Selanjutnya sheet Pebruari s/d
Desember pada kolom Stok Awal ( kolom 4 )
terisi secara otomatis. Pengisiannya sama seperti bulan Januari.
Demikian
seterusnya untuk LPLPO unit unit lainnya, sama prosesnya dari nomor 1 s/d 20
(Pengelolaan disini maksimum ada 20 unit, yang lebih maka perlu diseting lagi
untuk penyesuaian).
Perlu diperhatikan :
Setelah proses pengisian data
sudah selesai, maka file harus disimpan dan Close File
IV. Lembar Kerja PENERIMAAN
Pada Sheet PENERIMAAN berhubungan
dengan STOK AWAL TAHUN ( 1 JANUARI ) = STOK
OPNAME TIAP TAHUN, Penerimaan dari sumber sumber APBN,
APBD-1, BPJS, APBD-2 dan LAINNYA Serta
Rekapitulasi PENERIMAAN TOTAL (OTOMATIS).
Di klik No. 1 Stok Awal Tahun :
Form STOK AWAL TAHUN
Proses Stok opname, data data
diisi dari kolom 4 s/d 8 dari berbagai sumber, pendataan
ini wajib dilakukan setiap akhir tahun ataupun awal tahun.
Di Klik Penerimaan dari Berbagai
Sumber dari Nomor 1 s/d 5
Form PENERIMAAN APBN, APBD-1, BPJS,
APBD-2 DAN LAINNYA
Untuk penerimaan obat obatan (
APBN, APBD-1, BPJS, APBD-2 dan LAINNYA ) contoh diisi datanya pada kolom 4 s/d 6 untuk satu bulan diberi tempat 3 kali
penerimaan (Terima I, II dan III ) pengisian datanya dari bulan Januari s/d
Desember.
Data dokumen penerimaan pada sel
F8 s.d G10 meliputi Nomor dan tanggal dokumen harus diisi.
Setelah selesai tutup / simpan
file : Save and Close File.
Untuk penerimaan
total datanya terisi secara otomatis, cukup lakukan open dan tutup
kembali ( Open, Save and Close File) .
V.
LEMBAR
KERJA UPDATE
Perlu diperhatikan, proses updating memerlukan waktu
beberapa menit dan sebelumnya seluruh file file yang terbuka kecuali ISI DATA.XLSm
harus ditutup semuanya, baru pada lembar Sheet
“UPDATE” tekan tombol Ctrl dan r ( bisa r, w, q, t atau y sesuai yg
disebutkan) secara bersama sama.
Khusus untuk pemutahiran data data
yang telah di entry seperti di Sheet Editing, Isi data dan Penerimaan sebagaimana yang dilakukan diatas.
Dengan menekan tombol Ctrl dan r (atau
lainnya CTRL + t / w / q / y lihat petunjuknya) secara bersama sama, maka akan terjadi proses
kalkulasi / kompilasi yang dilakukan oleh Komputer. sehingga file penunjang
terisi dengan proses updating, dapat dibaca oleh file file lainnya.
VI. LEMBAR KERJA STOK OBAT
STOK OBAT
Data yang terbaca telah dibuat
secara otomatis terisi, untuk melihat persediaan saat ini yang seharusnya
tersedia sesuai dengan keadaan fisiknya ( bila terjadi perbedaan antara data
elektronik dengan fisiknya, kemungkinan pengisian data salah, belum selesai dan
belum melakukan updating).
Untuk Updating / penyegaran Cukup
tekan tombol Ctrl dan r dan sebelumnya tutup seluruh file
yang aktif kecuali ISI DATA.XLSx dan
berada Sheet “UPDATE”.
Jika masih juga salah maka lakukan
pemeriksaan file file apakah masih ada yang belum di entry dan ada kemungkinan
ada kesalahan rumus yang ada dalam sel perkalian,
pembagian, penjumlahan atau Vlookup data (pencarian data secara vertikal).
Dilihat pada gambar diatas, pada
bagian bawahnya sheet stok obat ada tulisan kartu
stok induk dan dapat diklik disana, untuk melihat dinamika masing
masing stok obat (per item).
Data pada KARTU STOK / KARTU STOK
INDUK, Memuat dinamika Obat dari Stok Awal, Penerimaan, Pengeluaran Ke UPT UPT
dan Sisa Stok dari berbagai sumber anggaran APBD-1, APBN, BPJS, APBD-2 dan
Lainnya, memuat Nomor,Tanggal Dokumen
Penerimaan ataupun Pengeluaran serta waktu kadaluarsa obat obatan dari Bulan
Januari s/d Desember.
Untuk melihat kelengkapannya
lakukan terlebih dahulu updating / penyegaran dengan menekan tombol Ctrl dan r Pada Lembar Kerja ISI
DATA T1.Xlsm di Sheet “UPDATE”.
Data setiap Obat yang ingin dilihat cukup di
isikan Nomor Obat pada Cell D4. ( No. 1 s/d 361 ) pada Sheet Jan.
(Bukan di Sheet lainnya ).
Menutup file : Save and Close File
setelah selesai.
VII. LEMBAR KERJA LAPORAN
LAPORAN:
Data Laporan semuanya terisi
secara otomatis dari Bulan Januari s/d Desember Serta untuk Laporan Tahunan.
Laporan Bulanan dapat dilihat pada
Masing masing bulan dengan meng klik nomor yang ada didepannya.
Laporan : Bulanan dari Januari s/d
Desember tahun yang bersangkutan
Data terisi secara otomatis
Untuk laporan tahun diklik pada LAPORAN AKHIR TAHUN
Hasilnya dilihat sebagai berikut :
Data terisi secara otomatis ,
sesuai perhitungan keperluan perencanaan dan data data tersebut dapat di/be-rubah bila
keperluan dan keuangan sangat terbatas ataupun melakukan evaluasi lebih lanjut.
VIII. LEMBAR KERJA PENGELUARAN
PENGELUARAN :
Data terisi secara otomatis,
dibuka filenya dan tutup lagi, sebagai penyegaran file
Bila di klik pada rekap
pengeluaran obat akan terlihat file Keluar Total T1.xlsx seperti gambar
Data secara otomatis sudah terisi
setelah di Update.
Untuk Dokumen adalah Catatan No.
Tanggal Penerimaan dan pengeluaran serta waktu kaduluarsa obat obatan
IX. LEMBAR KERJA RENCANA
RENCANA PENGADAAN
Bila diklik pada rencana tahunan
yang akan datang maka keluar file Rencana T1.xlsx seperti berikut.
Data Otomatis terisi
File rencana dapat dilakukan
modifikasi sesui dengan kubutuhan, terutama tersedianya anggaran, keadaan
khusus, atau adanya pertimbangan lain seperti KLB.
Untuk Kegiatan tahun tahun
berikutnya bisa diklik tahun yang diinginkan sebagai lanjutan kegiatan
pengelollan obat.
CATATAN :
Hasil yang diharapkan
dapat memuaskan bila tidak terdapat kesalahan rumus, pengetikan angka dan
label, oleh karenanya perlu koreksi dan kecermatan pengguna.
Blog Yang terkait adalah:
Selamat Mencoba dan Semoga berHasil.
REFERENSI PRIBADI
==================
Nama : Achmad Gazali Idrus
Alamat : Jojoran
III No. 8 – 10 Surabaya
Telp : 031
5962801
Hp : 081
330 797 007
Status : Berkeluarga
Pendidikan Pekerjaan dan
Pengalaman
Pendidikan terakhir : Apoteker,
Unair
Pekerjaan : Pensiun
PNS
Pengalaman Pekerjaan
1. Gudang Farmasi
Kab. Kutai ( 5 Tahun )
2. Kanwil DepKes KalTim ( 7 Tahun
)
3. DinKes Kota Surabaya (12 Tahun
)
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Alamat email :
gozali.idrus@gmail.com
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
SIPO ( Sistim Informasi
Pengelolaan Obat ) dibuat untuk dipergunakan siapa saja yang membutuhkannya
agar berguna bagi kelancaran tugas
Tidak ada komentar:
Posting Komentar